Ongeacht de grootte van je bedrijf zijn onbetaalde facturen niet alleen vervelend. Je moet ook zeker over een strategisch plan beschikken zodat de facturering het voortbestaan van je bedrijf niet in gevaar brengt. Dat lijkt zo op het eerste gezicht misschien wat overdreven. Maar denk er maar eens even over na. Onbetaalde facturen hebben invloed op alles. Wat betekent dat als de cashflow van je bedrijf onderbroken wordt, je niet over het geld beschikt om uw bedrijf operationeel te houden.
Deze situatie kan betekenen dat je de werknemers, leveranciers of verkopers niet kunt betalen. Als gevolg hiervan word je met aanmaningen aangeslagen terwijl dit alles je reputatie schaadt. Jazeker, onbetaalde facturen zijn een groot probleem dat onmiddellijke aandacht verdient. Maar hoe pak je deze onbetaalde facturen aan? Hier zijn de belangrijkste stappen om je geld in te zamelen.
Schrijf een betalingsverzoek brief of stuur een e-mail
Dit is waarschijnlijk je eerste stap wanneer iemand een factuur te laat betaalt. Open je bericht met een beleefde begroeting, vermeld het factuurnummer, vertel wanneer het bedrag verschuldigd was en vraag wanneer je de betaling kunt verwachten. Houd deze brief of e-mail heel kort.
Stuur een betalingsherinnering
Je zou een betalingsherinnering kunnen sturen. Dit is gewoon de originele factuur met een ‘herinnering’ vermelding erop. Of je kunt eenvoudig de originele factuur opnieuw aan je e-mail met betalingsverzoek toevoegen.
Stuur een overzicht van alle openstaande facturen
Als een klant meerdere openstaande facturen bij je heeft, vat ze dan in één document samen of gebruik de boekhoudsoftware om een overzicht te genereren. Maar verwacht er niet van dat het hen zal versnellen de rekeningen te betalen.
Voer het gevreesde telefonische gesprek
Veel financiële experts raden aan om hier mee te beginnen. Want de bedrijven die de achterstallige betalers per telefoon achtervolgen, behalen doorgaans de beste resultaten. Klanten kunnen je oproep bijna altijd via een nummerherkenning screenen. Maar als je ze eenmaal aan de lijn hebt, dan kunnen ze je moeilijk negeren.
Zeg niet te veel. Zij zijn degenen die het woord moeten voeren. Vertel gewoon wat achterstallig is, vraag wanneer het wordt betaald en wacht rustig af. Verbreek het gesprek niet voordat ze je verteld hebben wanneer de betaling zal plaatsvinden. Je zou ook de boekhouder of accountant voor deze taak in kunnen schakelen.
Breng een toeslag voor de te late betaling op je facturen in rekening
Je kunt meer geld eisen als de betaling te laat is maar je kunt dit niet zomaar doen. Dit moet immers duidelijk in je betalingsvoorwaarden vermeld zijn. Dit is ook een goede reden om eerst een overeenkomst te laten ondertekenen voordat je iets levert.
Identificeer de vergoeding voor de overschreden betaaltermijn op de factuur maar maak het niet ingewikkeld. Meld de klant telefonisch of per e-mail wanneer ze de betaaltermijn hebben overschreden. Je kunt zelfs aanbieden om van de vergoeding af te zien als de klant belooft direct te betalen.
Sluit ze van je goederen of diensten af
Waarom zou je goederen of diensten blijven leveren waar je niet voor betaald krijgt? Dit is zeker op langere termijn onhoudbaar. Als een klant stopt met betalen, stop dan ook met het leveren van hun bestellingen en vertel hen welke rekeningen betaald moeten worden voordat je ze weer iets gaat leveren. Dit is een redelijk offensieve zet en sommige klanten zullen je dat zeker niet in dank afnemen. Je moet dus bereid zijn om de verbinding met dit bedrijf te verliezen om dit te doen.
Huur een incassobureau in
Schuldeisers hebben nog een andere mogelijkheid om de achterstallige facturen betaald te krijgen: namelijk via een incassobureau. Je zou een incassobureau Amsterdam in kunnen huren als je in de hoofdstad actief bent. Het zou op zich niets moeten kosten om ze op een zaak te zetten maar ze rekenen wel een percentage voor het geld dat ze inzamelen. Iets wat soms ook wel no-cure-no-pay wordt genoemd. Dit zal waarschijnlijk wel een einde aan je relatie met de klant maken, dus zorg er zeker voor dat je al je andere opties al hebt geprobeerd.
Schakel een advocaat in
Als het incassobureau geen vooruitgang boekt, dan kunt je tot het uiterste gaan en een advocaat inhuren. De specifieke juridische stappen zijn wel afhankelijk van het type organisatie waarmee je te maken hebt. Het kan met andere woorden ingewikkeld worden. Schakel in dit geval zeker een gespecialiseerde advocaat in.
Als je openstaande factuur toch nog onbetaald blijft
Je hebt veel mogelijkheden om betaald te worden maar soms werken deze niet. Zo kun je met een onbetaalde factuur blijven zitten. Als dat gebeurt, dan moet je het afschrijven zodat je rekeningen het gederfde inkomen weerspiegelen. Dat is vooral belangrijk als je al belasting over het verwachte inkomen hebt betaald. Door het af te schrijven, kunt u de daaraan verbonden belasting terugvragen.
Als je het gedoe van onbetaalde facturen in de eerste plaats wilt voorkomen, probeer (indien mogelijk) je nieuwe klanten dan eerst met een credit check te checken. Zorg er daarna zeker voor dat je een ondertekend contract hebt en houd gedetailleerde gegevens bij. Maak het betalingsproces natuurlijk ook zo gemakkelijk mogelijk. Probeer automatische periodieke betalingen in te stellen en werk aan het opbouwen van sterke klantrelaties.
Leuk dat jullie op Amsterdamexpo.nl zijn! Mijn naam is Robert, en ik woon al bijna 20 jaar in Amsterdam en houd ontzettend veel van deze prachtige stad. Ik probeer wekelijks iets leuks te vertellen over Amsterdam, maar dat lukt mij niet altijd 🙂
